書類デジタル化とは

書類デジタル化とは？

テレワークを導入する会社が増加している中で、必須のなってくるのが資料などのペーパーレス化です。
ペーパーレス化するため、さらには書類デジタル化、電子文書化が欠かせません。

ここで言う「書類デジタル化」「電子文書化」とは、もともとは紙に書かれた、または印刷された書類をスキャナなどに取り込み画像として保存することです。
最初からWordやExcelなどのソフトウェアで作成・保存された文書は「電子文書」と呼ばれ、区別されています。

デジタル化するメリット

保管コストの削減

書類が大量になると、オフィスの一角を占拠したり、倉庫が必要になったりと、保管するのにもコストが発生するようになります。
書類デジタル化は、こうした書類の保管に関する問題を解決し、さらにはオフィスの移転などで書類を移動する際も、運搬が簡単になるなどのメリットを生み出します。

書類の検索がスムーズなる

書類が増えると分類や選別に時間がかかるようになり、人員が必要となる場合もあります。一方、書類をデジタル化していた場合は、日付や場所、内容といった情報をファイル名に盛り込むことで、パソコンなどから簡単に検索できるようになります。

デジタル化すべき書類

書類デジタル化と言っても、現在存在する資料など書類全てを電子化するとなるとかなりの時間と人材を要します。
また、中にはデジタル化せず紙のまま使用したほうが便利な書類もあります。
デジタル化に合っているのは、たまにしか使わない書類、全く使用しないけれど保存が義務づけられている書類。また、全くその逆に、リモートで頻繁に閲覧することになる書類、社内で共有が必要な書類などです。
まずは担当者や法務担当と相談し、デジタル化すべき書類やその種類についてしっかりと相談を重ねましょう。

デジタル化でおさえるべきルール

書類はただデジタル化すればいいというわけではありません。遵守すべき法律に則った電子化が必要です。

e-文書法

「e-文書法」とは、「電子文書法」とも呼ばれ、さまざまな法律で保管を定められている帳簿・請求書・領収書を始めとした書類について、紙に限らず電子化した文書ファイルとして保存可能であることを認めた法律です。
電子化には、見読性・完全性・機密性・検索性といった条件に沿って保存する必要があります。

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」は、法人税法や所得税法などの国税に関する帳簿や書類を、文書化して保存可能であると認めた法律です。
解像度や電子署名の規定を定めた「真実性の確保」や、カラーで確認できることなどの「可視性の確保」といった条件がつきます。

書類デジタル化の手順

①デジタル化する書類を選ぶ

全ての書類をデジタル化するのではなく、実務などと相談し、保管すべき書類を選別します。

②保管するための定義を決定する

データをどんな形式で保管するのかを決定します。ファイル名・ファイル形式・サイズ・解像度などを定義します。

③スキャンを行う

デジタル化の方法が決定したら、スキャンを行います。スキャンは社内でも行えますが、書類の量が多いようなら業者に代行してもらうという方法もあります。

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